Primeiros passos
Criar a conta, configurar a oficina e entender as telas do SysGarage.
O que é o SysGarage e o que ele faz pela sua oficina
O SysGarage é um sistema de gestão feito para oficinas mecânicas, auto centers, auto elétricas, funilarias e estéticas automotivas. Ele funciona pela internet: você acessa pelo navegador do computador, do tablet ou do celular, sem instalar nada. A ideia é simples: tudo o que hoje está espalhado em caderno, planilha e WhatsApp passa a ficar em um lugar só. O que dá para fazer | Área | O que o sistema resolve | |---|---| | Clientes e veículos | Cadastro completo, histórico de tudo que já foi feito em cada carro | | Ordens de serviço | Orçamento, aprovação, execução e entrega, com peças, mão de obra e valores | | Vendas no balcão (PDV) | Venda rápida de peças sem abrir uma OS, com controle de caixa | | Estoque | Entrada e saída de peças, custo médio, alerta de estoque baixo | | Agendamentos | Agenda de atendimentos do dia e da semana | | Notas fiscais | Emissão de NFS-e, NFC-e e NF-e direto da OS ou da venda | | Relatórios | Quanto entrou, quanto sobrou, quais clientes e serviços dão mais retorno | | Equipe | Vários usuários, cada um vendo só o que precisa ver | Como o trabalho costuma fluir Na prática, o dia a dia da maioria das oficinas segue este caminho: 1. O cliente chega (ou agenda). Você cadastra o cliente e o veículo. 2. Você abre uma ordem de serviço e lança as peças e os serviços. 3. O cliente aprova. Você executa e conclui a OS. 4. Você registra o pagamento e, se precisar, emite a nota fiscal. 5. No fim do mês, os relatórios mostram como foi o resultado. Cada um desses passos tem um artigo próprio aqui na central de ajuda. E se eu vender peça no balcão? Aí você não precisa de uma OS. Use o PDV (Vendas): escolhe as peças, recebe, e pronto. O estoque baixa sozinho e o valor entra no caixa do dia. O que preciso para começar Só um computador ou celular com internet e um navegador atualizado (Chrome, Edge, Firefox ou Safari). Não existe instalação, e seus dados ficam salvos na nuvem — se o computador da oficina quebrar, nada se perde. Alguns recursos dependem do plano O SysGarage tem planos diferentes. Recursos como estoque, relatórios, agendamentos, vendas no PDV e notificações por WhatsApp fazem parte do plano Profissional. A emissão de nota fiscal faz parte do plano Premium, em lançamento. Se você estiver no período de teste, tem acesso a tudo. Veja mais em Planos e assinatura. Próximos passos Procure por estes artigos aqui na central de ajuda: - Como criar sua conta no SysGarage - Configuração inicial: os 4 passos do primeiro acesso - Conhecendo a tela do SysGarage
Como criar sua conta no SysGarage
O cadastro leva poucos minutos. Você vai precisar do CNPJ da oficina, de um e-mail e de um celular que receba SMS. Passo a passo 1. Acesse sysgarage.com.br e clique em Criar conta (ou vá direto para /register). 2. Preencha os dados da oficina: - CNPJ — usado para identificar a empresa. Ele não pode ser alterado depois pela própria oficina. - Nome da oficina - Seu nome, e-mail e celular - Senha (mínimo de 8 caracteres) 3. Clique em Cadastrar. 4. O sistema envia um código por SMS para o celular informado. Digite o código na tela de confirmação. 5. Pronto: sua conta está criada e você já entra no sistema. Não recebi o SMS Espere cerca de um minuto — às vezes a operadora demora. Se não chegar: - Confira se o número está correto, com DDD. - Clique em Reenviar código na própria tela. - Verifique se o celular tem sinal e não está bloqueando SMS de números curtos. Se mesmo assim não chegar, fale com o suporte pelo chat: conseguimos liberar a validação manualmente. Regras que costumam gerar dúvida - Cada e-mail pertence a um único usuário. Se aparecer "este e-mail já está sendo utilizado", é porque ele já está cadastrado — nesse caso use Esqueci minha senha em vez de criar outra conta. - Cada celular também é único entre os usuários. - O CNPJ identifica a oficina. Se o CNPJ já existir no sistema, provavelmente alguém da sua equipe já criou a conta. Peça para essa pessoa cadastrar você como usuário. E se eu não tiver CNPJ? Fale com o suporte antes de cadastrar. Conseguimos orientar a melhor forma de configurar sua conta. Depois do cadastro Ao entrar pela primeira vez, o sistema abre a configuração inicial — quatro telas rápidas para deixar a oficina pronta para uso. Veja em Configuração inicial: os 4 passos do primeiro acesso.
Configuração inicial: os 4 passos do primeiro acesso
Na primeira vez que você entra, o SysGarage abre uma configuração guiada com quatro telas. Ela existe para o sistema já nascer com a cara da sua oficina — nome, endereço, logo e equipe. Dá para pular? Os campos não são obrigatórios, mas vale preencher: esses dados aparecem na OS impressa, no orçamento enviado ao cliente e na nota fiscal. Passo 1 — Dados da empresa Aqui você informa como a oficina aparece para o cliente: - Logo — envie um arquivo JPG ou PNG de até 2 MB. Ele aparece no topo da OS e do recibo. - Nome fantasia — o nome pelo qual sua oficina é conhecida. - E-mail e telefones — contato da empresa (diferente do seu contato pessoal). - Endereço — digite o CEP e o sistema preenche rua, bairro, cidade e estado sozinho. Você só completa o número e o complemento. Passo 2 — Notificações Informe o celular que vai receber os avisos do sistema e ligue a chave de notificações. É por esse número que chegam os avisos de movimentação da oficina. Você pode mudar isso depois em Configurações → Notificações. As notificações por WhatsApp fazem parte do plano Profissional. Passo 3 — Área de atuação Escolha o que mais se parece com o seu negócio: - Oficina mecânica - Estética automotiva - Auto center - Funilaria e pintura - Auto elétrica - Outro Isso ajuda a gente a entender o perfil da sua oficina e melhorar o produto. Não muda nada nas telas. Passo 4 — Equipe Se outras pessoas vão usar o sistema, cadastre elas agora. Para cada uma, informe: - Nome - E-mail (cada pessoa precisa de um e-mail próprio) - Telefone (opcional) - Perfil: administrador, técnico, atendente ou vendedor Cada pessoa cadastrada recebe um e-mail com uma senha temporária, válida por 24 horas. No primeiro acesso o sistema pede para ela criar a senha definitiva. Atenção ao limite do plano. O plano Essencial permite 1 usuário e o Profissional permite 5. Se você tentar passar do limite, o sistema avisa e não adiciona. Não tem equipe agora? Pode deixar em branco e clicar em concluir. Dá para adicionar gente depois em Configurações → Usuários. Terminei. E agora? Ao concluir o passo 4, o sistema leva você para o Painel. A configuração inicial não aparece mais. Tudo o que você preencheu aqui pode ser alterado depois em Configurações.
Entrar no sistema e recuperar a senha
Como entrar 1. Acesse sysgarage.com.br e clique em Entrar (ou vá direto para /login). 2. Digite seu e-mail e sua senha. 3. Clique em Entrar. O sistema abre no Painel, com o resumo da oficina. Esqueci minha senha Na tela de login, clique em Esqueci minha senha e informe seu e-mail cadastrado. O sistema envia para esse e-mail uma senha temporária, válida por 30 minutos. 1. Abra o e-mail e copie a senha temporária. 2. Volte à tela de login e entre com seu e-mail e essa senha. 3. O sistema pede para você criar uma nova senha (mínimo de 8 caracteres). Digite duas vezes e salve. Importante: a senha temporária substitui a senha antiga. Depois de pedir a recuperação, a senha anterior deixa de funcionar mesmo que você lembre dela depois. Não recebi o e-mail 1. Procure na caixa de spam / lixo eletrônico. É o motivo mais comum. 2. Confira se digitou o e-mail certo — precisa ser exatamente o que está cadastrado. 3. Se aparecer a mensagem "e-mail não encontrado", esse endereço não está cadastrado. Talvez você use outro e-mail, ou seu acesso ainda não foi criado pelo administrador da oficina. 4. Espere alguns minutos e tente de novo. Se nada resolver, fale com o suporte pelo chat. Primeiro acesso de um funcionário Quando o administrador cadastra alguém novo, essa pessoa recebe um e-mail com uma senha temporária válida por 24 horas. No primeiro login o sistema obriga a trocar por uma senha definitiva. Se as 24 horas passarem, o administrador pode reenviar o acesso em Configurações → Usuários, no botão de reenviar acesso do usuário. Trocar a senha quando quiser Você não precisa esquecer a senha para trocá-la: 1. Clique no seu nome, no canto superior direito. 2. Abra Perfil. 3. Informe a senha atual, a nova senha e a confirmação. 4. Salve. Ainda não consigo entrar Confira estes pontos: - "Usuário inativo" — seu acesso foi desativado. Peça ao administrador da oficina para reativar em Configurações → Usuários. - Cai direto para a tela de assinatura — a assinatura da oficina está vencida ou cancelada. Veja o artigo Meu acesso foi bloqueado: por quê. - A tela pisca e volta para o login — limpe o cache do navegador ou tente uma janela anônima.
Conhecendo a tela do SysGarage
A tela do SysGarage tem sempre a mesma estrutura: um menu lateral à esquerda e o conteúdo à direita. O menu lateral | Item | Para que serve | |---|---| | Painel | Resumo do negócio: faturamento, lucro, OS abertas e concluídas | | Clientes | Cadastro de quem compra e leva o carro na sua oficina | | Veículos | Cadastro dos carros, motos e caminhões, sempre ligados a um cliente | | Serviços | Sua tabela de mão de obra (troca de óleo, alinhamento, revisão…) | | Ordens de serviço | O coração do sistema: orçamento, execução e entrega | | Vendas | PDV — venda de peça no balcão, sem abrir OS | | Caixas | Abertura, fechamento e conferência do caixa | | Notas Fiscais | Notas emitidas pela OS e pelo PDV | | Fornecedores | Quem vende peça para você | | Estoque | Peças, quantidades, custos e movimentações | | Agendamentos | Agenda de atendimentos | | Relatórios | Números e desempenho da oficina | No canto superior direito ficam o seu nome, o acesso a Configurações e o botão de sair. Por que não vejo todos esses itens? Dois motivos, e os dois são normais: 1. Seu plano. Estoque, Fornecedores, Relatórios, Agendamentos, Vendas, Caixas e notificações por WhatsApp fazem parte do plano Profissional — durante o período de teste você vê todos eles. Já Notas Fiscais faz parte do plano Premium, que está em lançamento. 2. Seu cargo. O administrador define o que cada perfil enxerga. Por exemplo: - Técnico não acessa Estoque, Fornecedores nem Vendas. - Vendedor trabalha no PDV, Caixa e Estoque, mas não em Ordens de serviço. - Relatórios são exclusivos do administrador. Veja o artigo Cargos e permissões: quem pode fazer o quê. Padrões que se repetem em todas as telas Depois de entender uma listagem, você entende todas — elas funcionam igual: - Campo de busca no topo, para procurar por nome, placa, número etc. - Botão de filtros (o ícone ao lado da busca) abre um painel lateral com filtros por período, status e outros campos. - Rolagem infinita: a lista carrega mais itens conforme você desce a página. O contador "Exibindo X de Y" mostra onde você está. - Botão azul no canto superior direito para criar um item novo. - Ícones de ação em cada linha para ver, editar ou excluir. - Exportar gera um arquivo com a lista filtrada. No celular O menu lateral vira um botão no topo. Todas as telas funcionam no celular, mas o PDV e os relatórios rendem muito melhor em tela grande.
Entendendo o Painel e seus números
O Painel é a primeira tela depois do login. Ele responde a uma pergunta: como minha oficina está indo neste período? No topo há um seletor de período: Hoje, Esta semana, Este mês, Este ano ou Personalizado. Ao abrir, ele vem em Este mês. O que cada card mostra | Card | O que significa | |---|---| | Faturamento | Soma do dinheiro que entrou no período | | Lucro | Faturamento menos o custo das peças e serviços | | OS abertas | Ordens de serviço em andamento | | OS concluídas | Ordens finalizadas no período | | Ticket médio | Faturamento dividido pela quantidade de OS pagas | | OS atrasadas | OS em aberto cuja previsão de entrega já passou | O detalhe mais importante: faturamento é dinheiro que entrou Esta é a dúvida número um de quem começa. O Painel conta o faturamento pela data do pagamento, não pela data da OS. Um exemplo prático: - Você conclui uma OS de R$ 1.000 em março. - O cliente só paga em abril. No Painel, esses R$ 1.000 aparecem em abril, porque foi quando o dinheiro entrou. Já o Relatório de clientes mostra essa OS em março, porque lá a conta é por OS concluída. Nenhum dos dois está errado — são perguntas diferentes: - Painel e Relatório financeiro → "quanto entrou no caixa?" - Relatório de clientes e operacional → "quanto de serviço eu produzi?" Por isso, se os números não baterem entre as telas, confira primeiro qual pergunta cada uma responde. Há um artigo só sobre isso: Por que o faturamento do Painel é diferente do relatório de clientes. "OS atrasada" não é um status Você não marca uma OS como atrasada. O sistema calcula na hora: é toda OS que está em aberto e cuja previsão de entrega já passou. Assim que você concluir a OS — ou empurrar a previsão para frente — ela sai da conta sozinha. Meu faturamento está zerado Confira nesta ordem: 1. O período selecionado. Se estiver em "Hoje" e nada foi pago hoje, o valor é zero mesmo. 2. Os pagamentos foram registrados? Concluir a OS não registra o pagamento. É preciso lançar o recebimento na aba de pagamento da OS. Veja Como registrar o pagamento de uma OS. 3. A data do pagamento. Se você lançou o pagamento com uma data de outro mês, ele conta naquele mês. Os números demoram para atualizar O Painel guarda os cálculos por alguns minutos para abrir rápido. Se você acabou de registrar um pagamento e ele ainda não apareceu, aguarde um instante e recarregue a página.