Como podemos ajudar você hoje?

Se você entra e o sistema não deixa trabalhar, é uma destas quatro causas. 1. Assinatura vencida ou cancelada Sintoma: ao entrar, você cai direto na tela de assinatura e não consegue navegar. Causa: a assinatura da oficina não está ativa — pagamento em atraso, cartão recusado, PIX não pago ou cancelamento. Solução: o administrador regulariza em Configurações → Meu contrato. Assim que o pagamento é confirmado, o acesso volta com todos os dados. 2. Período de teste encerrado Sintoma: você entra normalmente, mas Estoque, Vendas, Relatórios e Agendamentos somem do menu. Causa: o teste acabou sem assinatura, e a conta caiu para o acesso restrito. Solução: assinar um plano. Veja “Funcionalidade não disponível” — o recurso é do plano Profissional. 3. Seu usuário está inativo Sintoma: o login não passa, ou aparece aviso de usuário inativo. Causa: o administrador desativou seu acesso. Solução: peça a reativação em Configurações → Usuários. 4. Falta de permissão Sintoma: você entra, mas ao clicar em algo aparece "Você não tem permissão para esta ação". Causa: o seu perfil não autoriza aquela ação. Solução: veja O que fazer quando aparece “Você não tem permissão”. Como descobrir qual é o seu caso | O que você vê | Causa | |---|---| | Cai na tela de assinatura | Assinatura vencida | | Entra, mas faltam módulos no menu | Teste encerrado ou plano Essencial | | Não consegue nem fazer login | Usuário inativo ou senha errada | | Entra e usa, mas erra em uma ação | Permissão | Meus dados foram perdidos? Não. Em nenhuma dessas situações os dados são apagados. O bloqueio limita o acesso, e tudo volta quando ele é liberado. Preciso resolver agora e o administrador não está Se o administrador não está disponível e a oficina está parada, fale com o suporte pelo chat. Explique a situação, o nome da oficina e o CNPJ — a gente ajuda a destravar o mais rápido possível.

Estoque e fornecedores

Categorias, marcas e unidades de medida

Três listas de apoio organizam o seu estoque: - Categorias — agrupam por tipo (filtros, óleos, freios, suspensão…) - Marcas — o fabricante da peça - Unidades de medida — UN, PC, L, KG, M… Elas ficam em Configurações → Estoque. Já vem pronto Quando a sua oficina é criada, o SysGarage copia um conjunto de categorias, marcas e unidades comuns do ramo. Na maioria dos casos você não precisa criar nada — só usar. Criar uma nova 1. Configurações → Estoque. 2. Escolha Categorias, Marcas ou Unidades de medida. 3. Clique em criar. 4. Informe o nome (nas unidades, também a sigla). 5. Salve. Só o administrador acessa essa tela. Criação rápida sem sair de onde você está Se no meio de um cadastro de produto aparecer uma marca que não existe, não precisa abandonar a tela: os formulários de produto e de entrada em lote têm botões para criar marca, categoria e fornecedor ali mesmo. Ativar e desativar Em vez de excluir, prefira desativar. Uma categoria desativada: - Não aparece mais para escolher em novos produtos - Continua funcionando nos produtos que já a usam Isso evita quebrar cadastros antigos. Como escolher boas categorias O critério prático é este: você vai querer filtrar o estoque por isso? - Categorias muito amplas ("Peças") não ajudam a achar nada. - Categorias muito específicas ("Filtro de óleo Gol 1.0 2015") viram uma lista tão grande quanto a de produtos. O ponto de equilíbrio costuma ser entre 10 e 30 categorias: filtros, óleos e fluidos, freios, suspensão, motor, elétrica, acessórios, e assim por diante. Unidades de medida importam mais do que parece A unidade define como você conta aquele item: - Óleo a granel → L (litro) - Óleo em embalagem fechada → UN - Cabo vendido em rolo → M (metro) Escolher errado bagunça a contagem e o custo. E cuidado especial na importação de XML: se o fornecedor vende em caixa e você controla em unidade, é preciso converter. Veja Importar o XML da nota do fornecedor.

Primeiros passos

Entrar no sistema e recuperar a senha

Como entrar 1. Acesse sysgarage.com.br e clique em Entrar (ou vá direto para /login). 2. Digite seu e-mail e sua senha. 3. Clique em Entrar. O sistema abre no Painel, com o resumo da oficina. Esqueci minha senha Na tela de login, clique em Esqueci minha senha e informe seu e-mail cadastrado. O sistema envia para esse e-mail uma senha temporária, válida por 30 minutos. 1. Abra o e-mail e copie a senha temporária. 2. Volte à tela de login e entre com seu e-mail e essa senha. 3. O sistema pede para você criar uma nova senha (mínimo de 8 caracteres). Digite duas vezes e salve. Importante: a senha temporária substitui a senha antiga. Depois de pedir a recuperação, a senha anterior deixa de funcionar mesmo que você lembre dela depois. Não recebi o e-mail 1. Procure na caixa de spam / lixo eletrônico. É o motivo mais comum. 2. Confira se digitou o e-mail certo — precisa ser exatamente o que está cadastrado. 3. Se aparecer a mensagem "e-mail não encontrado", esse endereço não está cadastrado. Talvez você use outro e-mail, ou seu acesso ainda não foi criado pelo administrador da oficina. 4. Espere alguns minutos e tente de novo. Se nada resolver, fale com o suporte pelo chat. Primeiro acesso de um funcionário Quando o administrador cadastra alguém novo, essa pessoa recebe um e-mail com uma senha temporária válida por 24 horas. No primeiro login o sistema obriga a trocar por uma senha definitiva. Se as 24 horas passarem, o administrador pode reenviar o acesso em Configurações → Usuários, no botão de reenviar acesso do usuário. Trocar a senha quando quiser Você não precisa esquecer a senha para trocá-la: 1. Clique no seu nome, no canto superior direito. 2. Abra Perfil. 3. Informe a senha atual, a nova senha e a confirmação. 4. Salve. Ainda não consigo entrar Confira estes pontos: - "Usuário inativo" — seu acesso foi desativado. Peça ao administrador da oficina para reativar em Configurações → Usuários. - Cai direto para a tela de assinatura — a assinatura da oficina está vencida ou cancelada. Veja o artigo Meu acesso foi bloqueado: por quê. - A tela pisca e volta para o login — limpe o cache do navegador ou tente uma janela anônima.

Relatórios

Quais relatórios existem e para que serve cada um

Recurso do plano Profissional, exclusivo do perfil administrador. Técnicos, atendentes e vendedores não acessam relatórios. Menu lateral → Relatórios. Eles ficam organizados em abas. O mapa | Aba | Relatório | Pergunta que responde | |---|---|---| | Clientes | Desempenho por cliente | Quem são meus melhores clientes? | | Veículos | Desempenho por veículo | Quais modelos e marcas dão mais retorno? | | Financeiro | Visão geral | Quanto entrou, quanto saiu, quanto sobrou? | | Financeiro | Notas fiscais | Quanto emiti em notas no período? | | Vendas | Desempenho de vendas diretas | O que mais sai no balcão? | | Vendas | Relatório de caixas | Como foi o caixa de cada operador? | | Operacional | Desempenho por OS | Como está a produção da oficina? | Como escolher o relatório certo "Quanto eu faturei?" → Financeiro → Visão geral "Quem são meus melhores clientes?" → Clientes → Desempenho por cliente. Mostra quanto cada um gastou, quantas OS teve e o ticket médio. "Qual peça mais sai no balcão?" → Vendas → Desempenho de vendas diretas. É agrupado por produto, não por venda — então você vê exatamente quais itens giram. "O caixa do turno da tarde fechou certo?" → Vendas → Relatório de caixas. Mostra faturamento por operador, diferenças de saldo e duração de cada sessão. "Estou entregando no prazo?" → Operacional → Desempenho por OS. "Preciso mandar as notas para o contador" → Financeiro → Notas fiscais. Esse relatório mostra as notas emitidas pelo SysGarage, então só tem conteúdo se a sua oficina usa a emissão fiscal (plano Premium). Filtros Todos os relatórios têm filtro de período, e a maioria tem filtros extras (forma de pagamento, status, operador). Alguns pontos: - O período costuma vir no mês atual. - Sempre confira o período antes de tirar conclusão. Comparar março com um "últimos 7 dias" não diz nada. - Todos permitem exportar o resultado filtrado. Antes de comparar números entre relatórios Existe uma diferença importante que precisa ser entendida, senão os números parecem errados quando estão certos: Financeiro conta pelo pagamento recebido. Clientes e Operacional contam pela OS concluída. Uma OS de R$ 1.000 concluída em março e paga em abril aparece em abril no Financeiro e em março nos outros. Há um artigo só sobre isso: Por que os números não batem entre os relatórios. Vale a leitura antes de qualquer análise séria. Uma rotina que funciona Toda segunda (5 minutos) Financeiro → Visão geral, semana anterior. Está no ritmo do mês? Todo dia 1º (20 minutos) 1. Financeiro → Visão geral do mês fechado 2. Clientes → quem gastou mais 3. Operacional → prazos de entrega 4. Estoque → o que está parado Vinte minutos por mês mudam decisão de compra, de preço e de atendimento.

Primeiros passos

Configuração inicial: os 4 passos do primeiro acesso

Na primeira vez que você entra, o SysGarage abre uma configuração guiada com quatro telas. Ela existe para o sistema já nascer com a cara da sua oficina — nome, endereço, logo e equipe. Dá para pular? Os campos não são obrigatórios, mas vale preencher: esses dados aparecem na OS impressa, no orçamento enviado ao cliente e na nota fiscal. Passo 1 — Dados da empresa Aqui você informa como a oficina aparece para o cliente: - Logo — envie um arquivo JPG ou PNG de até 2 MB. Ele aparece no topo da OS e do recibo. - Nome fantasia — o nome pelo qual sua oficina é conhecida. - E-mail e telefones — contato da empresa (diferente do seu contato pessoal). - Endereço — digite o CEP e o sistema preenche rua, bairro, cidade e estado sozinho. Você só completa o número e o complemento. Passo 2 — Notificações Informe o celular que vai receber os avisos do sistema e ligue a chave de notificações. É por esse número que chegam os avisos de movimentação da oficina. Você pode mudar isso depois em Configurações → Notificações. As notificações por WhatsApp fazem parte do plano Profissional. Passo 3 — Área de atuação Escolha o que mais se parece com o seu negócio: - Oficina mecânica - Estética automotiva - Auto center - Funilaria e pintura - Auto elétrica - Outro Isso ajuda a gente a entender o perfil da sua oficina e melhorar o produto. Não muda nada nas telas. Passo 4 — Equipe Se outras pessoas vão usar o sistema, cadastre elas agora. Para cada uma, informe: - Nome - E-mail (cada pessoa precisa de um e-mail próprio) - Telefone (opcional) - Perfil: administrador, técnico, atendente ou vendedor Cada pessoa cadastrada recebe um e-mail com uma senha temporária, válida por 24 horas. No primeiro acesso o sistema pede para ela criar a senha definitiva. Atenção ao limite do plano. O plano Essencial permite 1 usuário e o Profissional permite 5. Se você tentar passar do limite, o sistema avisa e não adiciona. Não tem equipe agora? Pode deixar em branco e clicar em concluir. Dá para adicionar gente depois em Configurações → Usuários. Terminei. E agora? Ao concluir o passo 4, o sistema leva você para o Painel. A configuração inicial não aparece mais. Tudo o que você preencheu aqui pode ser alterado depois em Configurações.

Vendas e caixa (PDV)

Abrir e fechar o caixa

Recurso do plano Profissional. Abrir e fechar caixa exige a permissão correspondente no seu cargo. O caixa é o que amarra as vendas do turno. Sem caixa aberto, o PDV não deixa vender. Abrir o caixa 1. Vá em Caixas no menu lateral (ou entre no PDV e clique em Abrir Caixa). 2. Informe o saldo inicial — o dinheiro que já está na gaveta para dar troco. 3. Escreva uma observação, se quiser (ex.: "Caixa do turno da manhã"). 4. Confirme. O caixa fica aberto no seu nome e todas as vendas que você fizer entram nele. Uma regra importante Cada operador pode ter apenas um caixa aberto por vez. Mas vários operadores da mesma oficina podem ter caixas abertos ao mesmo tempo. Se você tem dois balcões, cada atendente abre o seu — e no fim do dia cada um responde pelo próprio caixa. Se você tentar abrir um segundo caixa no seu nome, o sistema recusa e avisa que já existe um aberto. Sangria e suprimento Durante o turno o dinheiro entra e sai da gaveta por motivos que não são venda: - Suprimento — você coloca dinheiro na gaveta (reforço de troco) - Sangria — você retira dinheiro da gaveta (levar ao banco, pagar entrega) Lance os dois na tela do caixa, sempre com o motivo. É isso que faz a conferência fechar no fim do dia. A sangria não pode ser maior que o dinheiro disponível na gaveta. O sistema recusa. Como o saldo esperado é calculado Esta é a conta que o sistema faz: Saldo esperado = saldo inicial + vendas em DINHEIRO + suprimentos − sangrias Cartão e PIX não entram nessa conta. Eles são faturamento, mas não estão fisicamente na gaveta. O saldo esperado responde a uma pergunta só: quanto de papel-moeda deve ter aqui dentro? É por isso que o saldo esperado costuma ser bem menor que o total vendido no dia — e isso é o certo. Fechar o caixa 1. Vá em Caixas e abra o caixa do turno. 2. Clique em Fechar Caixa. 3. Conte o dinheiro da gaveta e informe o saldo contado. 4. O sistema mostra a diferença entre o esperado e o contado. 5. Confirme. Se houver diferença, ela fica registrada. Não é um erro do sistema — é a informação que você precisa para investigar. Comprovante de fechamento Depois de fechar, você pode gerar o comprovante em PDF. Ele traz: - Saldo inicial e saldo final - Total vendido, separado por forma de pagamento - Sangrias e suprimentos, com os motivos - Diferença apurada Vale imprimir e guardar, ou arquivar junto com o dinheiro do dia. Deu diferença. O que fazer? Na ordem, confira: 1. Alguma venda em dinheiro não foi registrada? Compare o número de vendas com o movimento do balcão. 2. Alguma sangria ou suprimento ficou sem lançar? É a causa mais comum. 3. A forma de pagamento foi lançada errada? Uma venda no cartão marcada como dinheiro cria uma sobra fantasma no esperado. 4. Erro de troco. Acontece, e é justamente para medir isso que a conferência existe.