Notas fiscais

5 artigos C Por Carlos

Configurar os dados fiscais e emitir nota direto da OS ou do PDV.

Quais notas fiscais o SysGarage emite

Recurso do plano Premium (em lançamento). A emissão de nota fiscal não está incluída no Essencial nem no Profissional — fale com a gente pelo chat para habilitar. Também é preciso concluir o cadastro fiscal da oficina antes de emitir — veja Configurar os dados fiscais da oficina. O SysGarage emite nota fiscal direto da ordem de serviço e da venda do PDV, sem você precisar de outro sistema em paralelo. Os três tipos | Tipo | Para que serve | Quem recebe | |---|---|---| | NFS-e | Nota de serviço — a mão de obra | Qualquer cliente | | NFC-e | Nota de peças para consumidor final | Pessoa física | | NF-e (modelo 55) | Nota de peças para empresa | Pessoa jurídica | O sistema escolhe sozinho Você não precisa decidir qual documento emitir. A regra é automática: Numa ordem de serviço, a emissão é separada em duas: - Mão de obra → sempre NFS-e - Peças → NFC-e se o cliente é pessoa física, NF-e 55 se é pessoa jurídica Numa venda do PDV, só existem peças: - NFC-e se o cliente é pessoa física - NF-e 55 se é pessoa jurídica Por isso o campo tipo de cliente (física ou jurídica) no cadastro é tão importante: é ele que decide o documento fiscal. Quando dá para emitir | Documento de origem | Condição | |---|---| | Ordem de serviço | Precisa estar concluída | | Venda do PDV | Precisa estar concluída | Não é preciso estar pago. O botão de emissão fica disponível assim que a OS ou a venda é concluída, mesmo que o cliente ainda vá pagar depois. Quem decide o momento é você. Os status de uma nota | Status | O que significa | |---|---| | Processando | Enviada, aguardando a resposta da SEFAZ | | Autorizada | Deu certo. PDF e XML disponíveis | | Erro | A SEFAZ recusou. O motivo aparece na tela | | Cancelada | A nota foi cancelada | A autorização costuma levar de alguns segundos a poucos minutos. A tela atualiza sozinha. Onde ver as notas emitidas Menu lateral → Notas Fiscais. A lista mostra tipo, número do documento, cliente, valor, status e data. De lá você baixa o PDF e o XML, envia por e-mail e cancela. Há também o relatório Financeiro → Notas Fiscais, com o total emitido no período e a contagem por status. Antes de emitir a primeira nota Três coisas precisam estar prontas: 1. Cadastro fiscal da oficina completo, com o certificado digital A1. 2. Dados do cliente — CPF ou CNPJ e endereço. 3. Dados fiscais das peças — NCM e origem no cadastro do produto. Se faltar algo, o próprio sistema lista o que está pendente antes de deixar você emitir. Ele não deixa você mandar uma nota que a SEFAZ vai recusar. Uma observação importante A emissão fiscal envolve regras que mudam por município e por regime tributário. O SysGarage cuida da parte técnica do envio, mas as definições fiscais (regime tributário, CNAE, situação perante o Simples Nacional) precisam vir do seu contador. Preencha com o que ele orientar — veja Configurar os dados fiscais da oficina.

Configurar os dados fiscais da oficina

Recurso do plano Premium (em lançamento). Só o administrador acessa esta tela. Antes da primeira nota, sua oficina precisa ser cadastrada como emitente. É uma configuração que se faz uma vez — depois disso, qualquer ajuste é só voltar aqui, mudar o que precisar e salvar de novo. Onde fica Configurações → Conta → aba Informações Fiscais. Se você ainda não tem o plano Premium, a aba aparece, mas mostra uma tela pedindo para assinar o plano em vez do formulário. Regime e identificação | Campo | Onde conseguir | |---|---| | Inscrição estadual / municipal | No seu cadastro na Receita/prefeitura, se você tiver | | Regime tributário | Com o seu contador — Simples Nacional, Simples Nacional com excesso de sublimite, Regime Normal ou MEI | | CNAE principal | Digite parte do nome da atividade ou do código no campo — o sistema busca e sugere as opções certas | Não chute o regime tributário. Errar aqui pode fazer a Focus recusar o cadastro inteiro ou emitir a nota com dados incorretos. Cinco minutos de conversa com o contador resolvem. Documentos fiscais habilitados Três interruptores decidem o que sua oficina pode emitir: | Interruptor | Libera | |---|---| | NF-e | Nota de peças para cliente pessoa jurídica | | NFC-e | Nota de peças para cliente pessoa física | | NFS-e | Nota de serviço (mão de obra) | Ligue só o que sua oficina realmente emite. Certificado digital é obrigatório assim que qualquer um desses estiver ligado. NFS-e Nacional Quando NFS-e está ligado, aparece um segundo interruptor: NFS-e Nacional, ligado por padrão. - Ligado (padrão): a nota de serviço é emitida pelo Sistema Nacional NFS-e, o ambiente oficial do governo. É o caminho recomendado e, para quem é MEI, o único aceito por lei. - Desligado: a nota passa a ser emitida pelo webservice da própria prefeitura do seu município (o caminho "antigo", usado antes de existir o Sistema Nacional). Nesse modo, aparecem os campos login e senha da prefeitura — peça essa credencial ao seu contador ou à própria prefeitura, se seu município exigir. Isso é MEI e o sistema não deixa desligar o "NFS-e Nacional"? Não é bug. MEI é obrigado por lei a emitir pelo Sistema Nacional NFS-e — a Focus recusa o cadastro se você tentar usar o webservice da prefeitura com um CNPJ MEI. Veja a seção Minha nota deu erro de município logo abaixo. Certificado digital A1 O certificado é o que assina a nota. É obrigatório assim que qualquer documento fiscal estiver ligado. - Precisa ser do tipo A1 — o arquivo .pfx ou .p12 - Certificado A3 (aquele do token ou cartão) não funciona aqui, porque exige o dispositivo físico plugado Clique em Cadastrar certificado (ou Alterar certificado, se já tiver um) para abrir a janela de envio. Escolha o arquivo e informe a senha — só isso fica dentro dessa janela; o resto da tela continua livre para editar sem precisar reenviar o certificado. Depois que o certificado é enviado uma vez, a tela mostra: - O badge Certificado ativo (ou Certificado vencido, se já passou da validade) - A data de validade, lida direto do arquivo enviado Ambiente e numeração Habilitar homologação é o interruptor de "modo de teste": ligado, toda nota emitida pela oficina passa a ser só para teste, sem validade fiscal, e não chega à SEFAZ nem à prefeitura de verdade. Um aviso vermelho aparece em todas as telas do sistema enquanto estiver ligado, para ninguém esquecer de desligar antes de emitir para um cliente de verdade. As séries (NF-e, NFC-e, NFS-e) definem a numeração das suas notas. O padrão é 1 — só mude se o seu contador orientar. Dados fiscais da NFS-e Nacional (quando ligado) Aparecem só quando NFS-e Nacional está ligado: | Campo | O que é | |---|---| | Situação perante Simples Nacional | Se a oficina é optante do Simples, do MEI ou não é optante | | Regime de Apuração Tributária pelo Simples Nacional | Só relevante se a oficina já ultrapassou algum limite de faturamento do Simples — pergunte ao contador se tiver dúvida | | Regime especial de tributação | Na dúvida, deixe em "0 - Nenhum" | Se sua oficina é MEI, a "Situação perante Simples Nacional" certa é Optante – MEI. Preencher errado aqui é uma causa comum de nota recusada mesmo com o cadastro completo. Dados fiscais da NFS-e Municipal (quando NFS-e Nacional está desligado) - Login e senha da prefeitura — nem todo município exige; se o seu não exigir, pode deixar em branco. - Série NFS-e (municipal) — numeração separada da série Nacional. CSC da NFC-e (quando NFC-e está ligado) Quatro campos — código e ID do CSC, um par para homologação e um para produção. Você recebe esses dados junto com o credenciamento de NFC-e no seu estado; peça ao contador se não tiver em mãos. Salvar Um único botão Salvar, no fim da página, atualiza tudo: os dados preenchidos e o cadastro da sua oficina como emitente na Focus, automaticamente. Não existe mais um botão separado para "concluir o cadastro" — mudou algo, salvou, já está valendo. Se faltar algum campo obrigatório, a tela aponta exatamente qual. Minha nota deu erro de município Se aparecer uma mensagem parecida com "o município emissor deve estar parametrizado para utilizar os emissores públicos nacionais", significa que o seu município ainda não terminou de aderir ao Sistema Nacional NFS-e — isso é uma etapa do próprio governo, não depende do SysGarage nem da Focus. O que fazer: 1. Se sua oficina não é MEI: desligue NFS-e Nacional, preencha login e senha da prefeitura (se o município exigir) e salve. A nota passa a ser emitida pelo caminho da prefeitura em vez do Nacional. 2. Se sua oficina é MEI: infelizmente não há alternativa no momento — a lei obriga MEI a usar o Sistema Nacional, e não dá para usar o caminho da prefeitura enquanto o seu município não aderir. Fale com o suporte pelo chat; conseguimos confirmar a situação do seu município diretamente com a Focus. Dados fiscais das peças Além dos dados da empresa, cada peça precisa dos próprios dados fiscais para entrar numa nota — principalmente NCM e origem. Eles ficam no cadastro do produto, em Estoque. E há um atalho: quando você importa o XML da nota do fornecedor, esses campos vêm preenchidos da própria nota. Veja Importar o XML da nota do fornecedor. Meu certificado venceu Certificados A1 valem 12 meses. Quando vencer, o badge muda para Certificado vencido: 1. Compre a renovação com a mesma certificadora. 2. Clique em Alterar certificado e envie o novo arquivo. 3. Informe a nova senha. Enquanto o certificado estiver vencido, nenhuma nota é emitida. Vale colocar um lembrete no calendário um mês antes, usando a data de validade que a própria tela mostra. Não consigo mudar o CNPJ O CNPJ não é editável pela própria oficina — ele identifica a empresa no sistema e no cadastro fiscal. Se estiver errado, fale com o suporte pelo chat.

Emitir nota fiscal de uma ordem de serviço

Recurso do plano Premium (em lançamento). Antes de começar: o cadastro fiscal da oficina precisa estar concluído e a OS precisa estar concluída. Passo a passo 1. Abra a OS. 2. Vá até a seção Emissão eletrônica de Nota Fiscal. 3. Você verá dois blocos: - Nota de serviço (NFS-e) — a mão de obra - Nota de peças (NFC-e / NF-e) — os produtos 4. Clique em emitir no bloco que você precisa. 5. Aguarde o processamento. São duas notas separadas Isso costuma surpreender quem está começando, mas faz sentido: serviço e mercadoria são tributados por órgãos diferentes. - Serviço é imposto municipal → NFS-e - Peça é imposto estadual → NFC-e ou NF-e Numa OS que teve troca de óleo com o óleo incluído, você emite as duas. Numa OS só de mão de obra, emite apenas a NFS-e. O tipo da nota de peças é automático - Cliente pessoa física → NFC-e - Cliente pessoa jurídica → NF-e modelo 55 Vem do campo tipo de cliente no cadastro. Se estiver errado, corrija o cadastro antes de emitir. O sistema avisa o que falta Se algo impedir a emissão, a tela mostra a lista de pendências antes de você tentar. As mais comuns: | Pendência | Onde resolver | |---|---| | Cadastro fiscal incompleto | Configurações → Conta → Informações Fiscais | | Cliente sem CPF/CNPJ | Cadastro do cliente | | Cliente sem endereço | Cadastro do cliente | | Peça sem NCM ou origem | Cadastro do produto, em Estoque | Isso é proposital: é melhor resolver antes do que levar rejeição da SEFAZ. Depois de emitida Com a nota autorizada, aparecem os botões para: - Visualizar o PDF - Baixar o XML - Enviar por e-mail para o cliente - Cancelar a nota Deu erro O motivo da recusa aparece na tela, com a mensagem da SEFAZ. Os casos mais comuns: - Dado do destinatário inválido — confira CPF/CNPJ e endereço do cliente - NCM inválido — confira o cadastro da peça - Certificado vencido — envie o novo em Configurações - Serviço da SEFAZ indisponível — não é problema seu; tente de novo em alguns minutos Corrija o que a mensagem apontar e emita novamente. Reabri a OS depois de emitir a nota. E agora? A OS pode ser reaberta normalmente, mas: A nota já emitida não é alterada nem cancelada automaticamente. O sistema avisa quando isso acontece. Se os valores mudaram, você precisa decidir com o seu contador o caminho certo — geralmente cancelar a nota (dentro do prazo) e emitir de novo.

Emitir nota fiscal de uma venda do PDV

Recurso do plano Premium (em lançamento). Antes de começar: cadastro fiscal concluído e venda com status concluída. Passo a passo 1. Menu lateral → Vendas. 2. Abra a venda. 3. Clique em Emitir NF-e. 4. Aguarde o processamento. Como a venda do PDV só tem peças, sai uma nota: - Cliente pessoa física → NFC-e - Cliente pessoa jurídica → NF-e modelo 55 O cliente precisa estar preenchido Venda de balcão pode ser feita sem cliente, mas nota fiscal não. Se você vai emitir: 1. Vincule um cliente à venda. 2. Confirme que ele tem CPF ou CNPJ e endereço no cadastro. 3. Confirme o tipo (física ou jurídica) — é ele que define o documento. Cancelar a venda depois de emitir a nota Aqui está a regra mais importante deste artigo: Ao cancelar uma venda que já tem nota emitida, o sistema tenta cancelar a nota automaticamente. Isso só funciona dentro do prazo legal (cerca de 24 horas). Passado o prazo, o cancelamento da venda é bloqueado. Ou seja: | Situação | O que acontece | |---|---| | Nota emitida há menos de 24h | Venda cancelada, nota cancelada, estoque devolvido | | Nota emitida há mais de 24h | Cancelamento bloqueado, com aviso na tela | E se passou do prazo? Faça uma devolução em vez de cancelamento. A parte fiscal (nota de devolução) precisa ser resolvida com o seu contador — o sistema não gera esse documento nesta versão. Devolução parcial com nota emitida O sistema registra a devolução e ajusta o estoque e o faturamento normalmente. A nota fiscal original não é alterada. O tratamento fiscal de uma devolução parcial é manual: converse com o seu contador sobre a nota de devolução. Depois de emitida Na tela da venda e em Notas Fiscais, você tem: - PDF da nota - XML para o contador - Enviar por e-mail ao cliente - Cancelar (dentro do prazo) Dica de balcão Se o cliente pediu nota, resolva o cadastro antes de finalizar a venda — CPF, endereço e tipo. É bem mais rápido do que finalizar, descobrir a pendência e ter que voltar com o cliente já no carro.

Gerenciar as notas já emitidas

Recurso do plano Premium (em lançamento). Menu lateral → Notas Fiscais. Aqui ficam todas as notas emitidas pela oficina, tanto pelas OS quanto pelo PDV. A listagem Cada linha mostra: | Coluna | O que é | |---|---| | Tipo | NFS-e, NFC-e ou NF-e | | Documento | Número da nota | | Cliente | Para quem foi emitida | | Valor | Total da nota | | Status | Processando, autorizada, erro ou cancelada | | Emitido em | Data e hora | Há filtros no topo para achar rápido por período, tipo ou status. As ações Visualizar PDF — abre a nota em nova aba. É o que você entrega ou imprime para o cliente. Baixar XML — o arquivo que o contador precisa. Não é opcional: o XML é o documento fiscal de verdade; o PDF é só a representação visual. Enviar por e-mail — manda a nota para o e-mail do cliente. Ele precisa ter e-mail no cadastro. Cancelar nota — cancela junto à SEFAZ, dentro do prazo legal. Cancelar uma nota 1. Encontre a nota na listagem. 2. Use a ação de cancelamento. 3. Confirme. Prazos: cada tipo de documento tem o seu, e a NFC-e costuma ser o mais curto (cerca de 24 horas). Passado o prazo, a SEFAZ recusa o cancelamento — nesse caso, o caminho é a nota de devolução, com orientação do seu contador. Cancelar a nota não cancela a OS nem a venda. São ações independentes. Enviar tudo para o contador Rotina mensal que funciona bem: 1. Abra Notas Fiscais. 2. Filtre pelo mês. 3. Baixe os XML das notas autorizadas. Você também pode usar o relatório Financeiro → Notas Fiscais, que mostra o total emitido no período e quantas foram autorizadas, canceladas ou deram erro — e permite cancelar notas por ali também. Notas com erro Nota com status erro não foi autorizada — ela não existe do ponto de vista fiscal. Isso significa que aquela venda ou OS está sem nota. Vale conferir a lista de erros de tempos em tempos: é comum uma nota falhar por um dado do cliente e ninguém perceber na correria. Corrija a causa apontada na mensagem e emita de novo pela OS ou pela venda de origem. A nota ficou "processando" e não muda Normal nos primeiros minutos. A SEFAZ pode demorar em horários de pico. Se passar de alguns minutos, recarregue a página. Se continuar assim por muito tempo, fale com o suporte pelo chat — pode ser instabilidade do serviço da SEFAZ, e conseguimos verificar.