Estoque e fornecedores

Como funciona o estoque do SysGarage

Recurso do plano Profissional. Disponível para os perfis administrador, atendente e vendedor. O perfil técnico não acessa o estoque. O estoque do SysGarage responde três perguntas: o que eu tenho, quanto isso me custou e por quanto eu vendo. Os quatro indicadores da tela Ao abrir Estoque, você vê quatro números no topo: | Indicador | O que mostra | |---|---| | Total de produtos | Quantos itens ativos você tem cadastrados | | Valor total em estoque | Quanto vale a sua prateleira, pelo custo médio | | Estoque baixo | Itens que chegaram no mínimo que você definiu | | Sem estoque | Itens zerados | O valor total em estoque é o número que costuma surpreender: é dinheiro seu parado. Se ele estiver alto demais, você está comprando peça que não gira. Filtros de situação Além da busca, a tela filtra por situação: - Ativo — todos os produtos ativos (é o padrão) - Em estoque — ativos com quantidade acima de zero - Estoque baixo — chegaram no mínimo definido - Sem estoque — zerados - Sem giro — cadastrados há 60 dias ou mais e que nunca se moveram - Inativo — produtos desativados O filtro Sem giro é o mais subutilizado e um dos mais úteis: mostra o dinheiro que está dormindo na prateleira. Os três conceitos que você precisa entender 1. Custo médio. Quando você compra a mesma peça por preços diferentes, o sistema calcula uma média ponderada. É esse valor que vale como custo. Veja Custo médio: por que meu custo muda sozinho. 2. Movimentação. Toda mudança de quantidade gera um registro: entrada, saída ou venda. Movimentações não podem ser editadas nem apagadas — se errou, lança uma movimentação contrária. 3. Markup. A relação entre custo e preço de venda. Mexeu num, o sistema calcula o outro. Veja Preço de venda e markup. De onde vem cada movimentação | Origem | Quando acontece | |---|---| | Manual | Você lança entrada ou saída na mão | | OS | Peça usada numa ordem de serviço | | Venda direta | Peça vendida no PDV | | XML | Entrada pela importação da nota do fornecedor | Isso significa que, no dia a dia, o estoque se atualiza sozinho — você só lança manualmente as compras e os ajustes. Como começar do zero 1. Confira as categorias, marcas e unidades em Configurações → Estoque. Já vêm várias prontas. 2. Cadastre os fornecedores principais. 3. Cadastre os produtos com os dados básicos. 4. Faça a entrada inicial com a quantidade e o custo que você tem hoje. A partir daí o sistema acompanha sozinho. Dica de quem já passou por isso: não tente cadastrar 800 itens no primeiro dia. Comece pelas peças que você mais vende. As outras você cadastra na hora em que precisar — o cadastro rápido leva menos de um minuto.

Como cadastrar uma peça no estoque

Passo a passo 1. Menu lateral → Estoque. 2. Clique em Novo produto. 3. Preencha os campos (abaixo, o que cada um faz). 4. Salve. Os campos | Campo | Para que serve | |---|---| | Nome do produto | Como a peça aparece na busca, na OS e no PDV | | Código de barras | Permite bipar a peça no PDV com o leitor | | Fabricante / Marca | Ajuda a achar a peça e a filtrar a lista | | Categoria | Agrupa por tipo (filtros, óleos, freios…) | | Unidade de medida | UN, PC, L, KG… | | Preço de custo | Quanto a peça custa para você | | Markup | A margem sobre o custo, em % | | Preço de venda | Quanto o cliente paga | | Estoque mínimo | Abaixo disso, a peça entra no alerta de estoque baixo | | Localização | Onde a peça está fisicamente (ex.: "Prateleira B3") | | Código de referência | O código do fabricante ou do seu fornecedor | | Observações | Qualquer anotação livre | Os campos que fazem diferença de verdade Estoque mínimo. Sem ele, o alerta de estoque baixo nunca dispara. Coloque a quantidade em que você precisa começar a repor — pensando no tempo que o fornecedor leva para entregar. Localização. Parece detalhe, mas é o que evita procurar peça por 10 minutos com o cliente esperando. Vale principalmente quando mais de uma pessoa mexe no estoque. Código de barras. Se você tem leitor no balcão, este campo transforma a venda: bipa e pronto. Categoria e marca. Filtrar por "filtros da marca X" é muito mais rápido que rolar a lista inteira. Preço e markup andam juntos Você preenche um e o sistema calcula o outro: - Digitou o markup: preço = custo + margem - Digitou o preço: o sistema mostra qual markup aquilo representa Assim dá para trabalhar do jeito que você pensa — "quero 40% de margem" ou "essa peça sai por R$ 89,90". Detalhes em Preço de venda e markup. Cadastro rápido durante a venda Se apareceu uma peça que não está no sistema, você não precisa parar tudo. Nas telas de entrada em lote e de produto há botões de criação rápida para marca, categoria e fornecedor, sem sair de onde você está. Cadastrei. Por que o estoque está zerado? Porque cadastrar não dá entrada. São coisas diferentes: - Cadastrar = criar a ficha da peça - Dar entrada = informar que ela chegou Depois de cadastrar, lance a entrada com a quantidade e o custo. Veja Entradas e saídas de estoque. Ativar e desativar Todo produto tem um status ativo/inativo. Produto inativo: - Some da busca da OS e do PDV - Continua no histórico e nos relatórios Use isso para peças que você parou de trabalhar. É melhor que excluir, e em muitos casos é a única opção — veja Por que não consigo excluir um produto.

Custo médio: por que meu custo muda sozinho

Você comprou 10 filtros a R$ 20. Semana passada, tinha comprado 10 iguais a R$ 30. Qual é o custo do filtro? O SysGarage responde com custo médio ponderado — uma média que leva em conta a quantidade de cada compra. A conta Custo médio = (quantidade atual × custo atual + quantidade que entrou × custo da entrada) ───────────────────────────────────────────────────────────────────────────── quantidade atual + quantidade que entrou No exemplo: (10 × 30) + (10 × 20) 300 + 200 500 ───────────────────── = ─────────── = ───── = R$ 25,00 10 + 10 20 20 O custo do filtro passa a ser R$ 25,00. Por que média e não o último preço? Porque você tem peças das duas compras na prateleira. Se usasse só o último preço (R$ 20), o sistema diria que sua margem é maior do que realmente é — e você tomaria decisão de preço com número errado. O custo médio mostra o que você de fato tem investido naquele item. Três regras que valem lembrar 1. Vender não muda o custo médio. Só entradas mexem nele. Você vende 5 filtros e o custo continua R$ 25. 2. Zerou e comprou de novo? Se a quantidade chegou a zero, a próxima entrada define o custo — não há média com o passado. 3. Primeira entrada define o custo. Não havia custo antes, então o custo da primeira compra vira o custo médio. O preço de venda NÃO muda sozinho Ponto importante e proposital: Quando uma entrada altera o custo médio, o preço de venda continua o mesmo. O sistema mostra um aviso sugerindo atualizar o preço, e você decide. Isso existe porque nem toda alta de custo deve ir para o cliente na hora. Às vezes você absorve, às vezes repassa, às vezes já tinha preço combinado. Quem decide é você. Quando aparecer o aviso, você escolhe: - Atualizar preço — o sistema recalcula o preço mantendo o markup - Manter — o preço fica, e sua margem diminui "Meu lucro caiu e eu não mexi em nada" Provavelmente foi isso: entrou peça mais cara, o custo médio subiu, o preço de venda continuou igual — e a margem encolheu. Para conferir: abra o produto e compare o custo médio atual com o preço de venda. Se a margem não está mais onde você quer, atualize o preço. Vale conferir de vez em quando Uma boa rotina mensal: 1. Abra Estoque. 2. Compare custo médio e preço de venda dos itens que mais giram. 3. Ajuste os preços que ficaram defasados. Dez minutos por mês evitam meses vendendo com margem menor sem perceber.

Preço de venda e markup

No cadastro do produto existem três campos ligados: preço de custo, markup e preço de venda. O que é markup Markup é o quanto você acrescenta sobre o custo, em porcentagem. Preço de venda = custo × (1 + markup / 100) Exemplos com custo de R$ 100: | Markup | Preço de venda | |---|---| | 30% | R$ 130,00 | | 50% | R$ 150,00 | | 100% | R$ 200,00 | Os campos se calculam sozinhos Você trabalha do jeito que faz sentido para você: Pensa em margem? Digite o markup e o sistema calcula o preço. Custo R$ 40, markup 60% → preço R$ 64,00 Pensa em preço final? Digite o preço e o sistema mostra o markup correspondente. Custo R$ 40, preço R$ 79,90 → markup de aproximadamente 99,75% Isso é bem útil quando você quer preço "redondo" de balcão (R$ 79,90 vende melhor que R$ 78,43) mas ainda quer saber qual margem aquilo representa. Markup não é lucro Confusão clássica, e cara. - Markup é calculado sobre o custo - Margem é calculada sobre o preço de venda Custo R$ 100, preço R$ 150: - Markup = 50% (você somou 50 sobre 100) - Margem = 33,3% (você ganhou 50 de um preço de 150) E, mais importante: o markup não desconta as suas despesas. Aluguel, energia, salários, impostos e taxa de cartão saem de dentro dessa diferença. Um markup de 20% pode significar prejuízo depois de tudo pago. Como definir seu markup Não existe número mágico, mas uma regra prática ajuda: 1. Some suas despesas fixas mensais. 2. Divida pelo faturamento médio do mês → é o percentual que as despesas consomem. 3. Seu markup precisa cobrir isso e mais o lucro que você quer. Também vale diferenciar por tipo de peça: item de giro rápido costuma aceitar markup menor; peça específica, que fica parada meses, precisa de markup maior para compensar o dinheiro parado. Quando o custo muda Se uma nova compra altera o custo médio, o preço não é alterado automaticamente. O sistema avisa e sugere atualizar. Isso é de propósito — leia Custo médio: por que meu custo muda sozinho. O preço na OS e no PDV O preço cadastrado é uma sugestão. Tanto na OS quanto no PDV você pode alterar o valor daquela venda específica, sem mexer no cadastro. O que foi vendido fica registrado com o valor real praticado — os relatórios usam esse valor, não o de tabela.

Entradas e saídas de estoque (movimentações)

Toda mudança na quantidade de uma peça gera uma movimentação. Algumas são automáticas (OS e PDV), outras você lança na mão (compras e ajustes). Dar entrada em uma peça 1. Menu lateral → Estoque. 2. Abra o produto. 3. Vá em Movimentações e clique em nova movimentação. 4. Preencha: - Tipo: entrada - Fornecedor - Quantidade - Preço de custo — o valor unitário desta compra - Data da movimentação — pode ser retroativa 5. Salve. O sistema soma a quantidade e recalcula o custo médio. Cuidado com o preço: informe o custo por unidade, não o valor total da nota. Comprou 10 peças por R$ 200? O custo é R$ 20, não R$ 200. Entrada em lote Quando chega uma nota com muitos itens, não vale lançar um por um: 1. Estoque → Movimentações → Nova entrada em lote. 2. Escolha o fornecedor e a data. 3. Adicione todos os produtos com quantidade e custo. 4. Salve tudo de uma vez. Se aparecer um produto que ainda não está cadastrado, dá para criar na hora, sem sair da tela. Se você tem o XML da nota do fornecedor, existe um caminho ainda melhor: veja Importar o XML da nota do fornecedor. Saída manual Use para o que sai sem ser venda: - Peça usada na oficina (consumo interno) - Perda, quebra ou vencimento - Ajuste após inventário O caminho é o mesmo, escolhendo o tipo saída. Movimentação não pode ser apagada Movimentações não podem ser editadas nem excluídas. Isso não é limitação, é proteção: se o histórico pudesse ser reescrito, o custo médio e os relatórios do passado deixariam de ser confiáveis. Errou? Lance a movimentação contrária. | Erro | Correção | |---|---| | Deu entrada de 10 em vez de 1 | Saída de 9, motivo "correção de lançamento" | | Deu saída que não aconteceu | Entrada da mesma quantidade | | Custo errado na entrada | Saída da quantidade + nova entrada com o custo certo | As duas movimentações ficam no histórico. É assim que se corrige em qualquer sistema sério de estoque — e é o que o seu contador espera ver. Consultar o histórico Em Estoque → Movimentações você vê tudo o que aconteceu, com filtros por: - Tipo de movimentação - Período - Produto - Marca - Categoria Cada linha mostra a origem: manual, OS, venda direta ou XML. Nas saídas por OS ou venda, dá para abrir os detalhes e ver de qual documento veio. Também dá para exportar a lista filtrada. Data retroativa A data da movimentação pode ser diferente de hoje. Serve para lançar uma nota que chegou na semana passada e ficou esquecida. Use a data real da nota: assim o histórico fica correto e os relatórios do período batem.

Importar o XML da nota do fornecedor

Recurso do plano Profissional. Chegou uma nota com 40 itens? Em vez de digitar tudo, importe o XML que o fornecedor manda por e-mail. O sistema lê a nota e monta a entrada para você conferir. Passo a passo 1. Envie o arquivo Estoque → Importar XML. Arraste o arquivo ou clique para escolher. O arquivo precisa ser o XML da NF-e (até 5 MB). O PDF da nota (o DANFE) não serve — ele é só a imagem. Peça o XML ao fornecedor; ele é obrigado a fornecer. 2. Confira a nota O sistema mostra o que leu: - Informações da nota — número, série, data, valor - Dados do emitente — o fornecedor - Produtos — todos os itens da nota - Dados de autorização — chave de acesso e protocolo 3. Vincule cada produto Esta é a parte que exige a sua atenção, e só na primeira vez de cada peça. Para cada item da nota, você escolhe: - Vincular a um produto existente — quando aquela peça já está no seu estoque. O sistema tenta adivinhar pelo código de barras e pelo nome. - Criar um produto novo — informando nome, categoria, marca, unidade, código de barras e dados fiscais (NCM, CEST, origem), que já vêm preenchidos a partir da nota. O vínculo é lembrado. Na próxima nota daquele mesmo fornecedor, o sistema já reconhece as peças e o trabalho cai quase a zero. Vale a paciência da primeira importação. 4. Defina os preços de venda Há um campo de markup padrão que aplica a mesma margem a todos os itens de uma vez. Depois disso você ajusta individualmente o que precisar. 5. Salve O sistema registra: - A entrada de todos os itens - O custo de cada um, conforme a nota - O recálculo do custo médio Atenção às unidades O fornecedor pode vender em caixa e você controlar por unidade. Quando o sistema detecta diferença entre a unidade da nota e a do seu cadastro, ele mostra um alerta. Confira sempre. Uma caixa com 12 unidades importada como "1 caixa" faz o estoque contar 1 quando você tem 12 — e o custo unitário fica 12 vezes maior. Quando o XML não é aceito | Mensagem | O que fazer | |---|---| | Arquivo inválido | Confirme que é o XML da NF-e, não o PDF nem um XML de outro documento | | Arquivo muito grande | O limite é 5 MB. Notas normais ficam bem abaixo disso | | Nota já importada | Essa nota já foi lançada. Confira em Movimentações antes de repetir | Há também um limite de tentativas por minuto, para evitar envio acidental em duplicidade. Se aparecer esse aviso, espere um instante. Vale a pena? Alguns números do dia a dia: - Nota com 40 itens digitada à mão: uns 30 minutos, com risco de errar quantidade e custo - A mesma nota importada: 5 minutos na primeira vez, 1 minuto nas seguintes Além do tempo, o custo entra exatamente como está na nota — o que deixa o custo médio, a margem e os relatórios muito mais confiáveis.

Por que não consigo excluir um produto

Você tenta excluir uma peça e recebe uma mensagem dizendo que não é possível, com a sugestão de desativar. Isso não é erro. É proteção. Por que o sistema bloqueia Um produto que já teve movimentação não pode ser excluído. Se ele já entrou, saiu, foi vendido no PDV ou usado numa OS, existe histórico ligado a ele. Apagar o produto significaria: - Movimentações apontando para o nada - OS antigas com itens sem identificação - Valor de estoque e custo médio do passado deixando de fechar - Relatórios com números que não batem mais Nenhum sistema sério de estoque permite isso. O que fazer no lugar: desativar 1. Abra o produto no Estoque. 2. Mude o status para inativo (ou use o botão de desativar na listagem). O que muda: | | Produto ativo | Produto inativo | |---|---|---| | Aparece na busca da OS e do PDV | Sim | Não | | Aparece na listagem padrão do estoque | Sim | Não (use o filtro Inativo) | | Conta nos indicadores do topo | Sim | Não | | Mantém o histórico | Sim | Sim | Ou seja: a peça some do dia a dia, mas o passado continua íntegro. Quando dá para excluir de verdade Só quando o produto nunca teve nenhuma movimentação. Na prática: - Você cadastrou por engano - Cadastrou duplicado e percebeu antes de usar - Cadastrou para testar Nesses casos a exclusão funciona normalmente. Cadastrei duplicado e os dois já têm movimentação Acontece. O caminho: 1. Escolha qual ficará como o cadastro oficial. 2. Zere o estoque do duplicado com uma saída de ajuste, com o motivo escrito. 3. Lance uma entrada correspondente no cadastro oficial. 4. Desative o duplicado. O histórico dos dois continua lá, com o motivo registrado — e o dia a dia fica limpo. Reativar Voltou a trabalhar com aquela peça? Filtre por Inativo no estoque, abra o produto e reative. Ele volta com todo o histórico e o custo médio de antes.

Categorias, marcas e unidades de medida

Três listas de apoio organizam o seu estoque: - Categorias — agrupam por tipo (filtros, óleos, freios, suspensão…) - Marcas — o fabricante da peça - Unidades de medida — UN, PC, L, KG, M… Elas ficam em Configurações → Estoque. Já vem pronto Quando a sua oficina é criada, o SysGarage copia um conjunto de categorias, marcas e unidades comuns do ramo. Na maioria dos casos você não precisa criar nada — só usar. Criar uma nova 1. Configurações → Estoque. 2. Escolha Categorias, Marcas ou Unidades de medida. 3. Clique em criar. 4. Informe o nome (nas unidades, também a sigla). 5. Salve. Só o administrador acessa essa tela. Criação rápida sem sair de onde você está Se no meio de um cadastro de produto aparecer uma marca que não existe, não precisa abandonar a tela: os formulários de produto e de entrada em lote têm botões para criar marca, categoria e fornecedor ali mesmo. Ativar e desativar Em vez de excluir, prefira desativar. Uma categoria desativada: - Não aparece mais para escolher em novos produtos - Continua funcionando nos produtos que já a usam Isso evita quebrar cadastros antigos. Como escolher boas categorias O critério prático é este: você vai querer filtrar o estoque por isso? - Categorias muito amplas ("Peças") não ajudam a achar nada. - Categorias muito específicas ("Filtro de óleo Gol 1.0 2015") viram uma lista tão grande quanto a de produtos. O ponto de equilíbrio costuma ser entre 10 e 30 categorias: filtros, óleos e fluidos, freios, suspensão, motor, elétrica, acessórios, e assim por diante. Unidades de medida importam mais do que parece A unidade define como você conta aquele item: - Óleo a granel → L (litro) - Óleo em embalagem fechada → UN - Cabo vendido em rolo → M (metro) Escolher errado bagunça a contagem e o custo. E cuidado especial na importação de XML: se o fornecedor vende em caixa e você controla em unidade, é preciso converter. Veja Importar o XML da nota do fornecedor.

Cadastrar fornecedores

Recurso do plano Profissional. Disponível para os perfis administrador, atendente e vendedor. O fornecedor é quem vende peça para a sua oficina. Cadastrar ajuda em três coisas: agilizar as entradas, comparar preços e saber de quem você mais compra. Como cadastrar 1. Menu lateral → Fornecedores. 2. Clique em Novo fornecedor. 3. Escolha o tipo: pessoa física ou jurídica. 4. Preencha os dados. Para pessoa jurídica, digite o CNPJ e aguarde: razão social e endereço são preenchidos automaticamente. 5. Preencha o contato — telefone e e-mail do vendedor que te atende. 6. Salve. O campo que mais rende O contato. Parece básico, mas é o que faz diferença no dia a dia: quando a peça acaba às 16h de uma sexta, você abre o cadastro e liga direto, sem procurar número em lugar nenhum. Vale registrar o nome do vendedor que te atende, não só o telefone da loja. Onde o fornecedor aparece - Na entrada de estoque — você indica de quem veio a peça - Na entrada em lote — o fornecedor da nota inteira - Na importação de XML — reconhecido automaticamente pelo CNPJ do emitente - No cadastro do produto — o fornecedor habitual daquela peça Criação rápida Nas telas de produto e de entrada em lote existe um botão para criar fornecedor sem sair dali. Útil quando você está lançando uma nota e percebe que aquele fornecedor ainda não estava cadastrado. Editar e excluir Na listagem, clique para editar ou use o ícone de lixeira. Se o fornecedor tem produtos vinculados, prefira manter o cadastro — mesmo que você tenha parado de comprar dele. O histórico de compras continua fazendo sentido, e você consegue comparar preços quando voltar a cotar. Usar bem os fornecedores Uma ideia simples e eficaz: ao cotar a mesma peça em três lugares, lance a entrada indicando o fornecedor escolhido. Em alguns meses, o histórico de movimentações mostra quanto você pagou, em quem, e quando — e a próxima negociação fica bem mais fácil.