Configurações e equipe

Dados da oficina, logo e contrato

Só o perfil administrador acessa as configurações da oficina. Configurações → Conta. A tela tem abas: | Aba | O que tem | |---|---| | Perfil | Seus dados de usuário | | Empresa | Dados da oficina: nome, CNPJ, endereço, contato, logo | | Meu contrato | Plano contratado e situação da assinatura | | Informações Fiscais | Regime, alíquota, CNAE e certificado digital (plano Premium) | Para trocar sua senha ou seu e-mail de login, o caminho mais direto é o menu do seu nome, no canto superior direito → Perfil. Veja Alterar meus dados, e-mail e senha. Onde esses dados aparecem Não é burocracia: o que você preenche aqui sai impresso. | Dado | Onde aparece | |---|---| | Logo | Topo da OS, do orçamento e do recibo | | Nome e nome fantasia | OS, recibo, nota fiscal | | CNPJ | OS e nota fiscal | | Endereço | OS, recibo, nota fiscal | | Telefone e e-mail | OS e recibo — é por onde o cliente te procura | Se a OS impressa está saindo incompleta, é quase sempre porque algo aqui ficou em branco. Enviar o logo Na aba Empresa, envie um arquivo JPG ou PNG de até 2 MB. Dicas para ficar bom na impressão: - Prefira fundo transparente ou branco - Use uma imagem de boa resolução — logo pequeno esticado fica borrado - Formato horizontal costuma encaixar melhor no cabeçalho Para trocar, envie outro arquivo. Para remover, use a opção de remover logo. Endereço pelo CEP Digite o CEP e aguarde: rua, bairro, cidade e estado são preenchidos automaticamente. Você completa número e complemento. O CNPJ não pode ser alterado O CNPJ identifica sua oficina no sistema e no cadastro fiscal, então ele fica travado. Se estiver errado ou se a empresa mudou de CNPJ, fale com o suporte pelo chat. Meu contrato Nessa aba você vê o plano atual e a situação da assinatura. É de lá que se chega às ações de trocar de plano, ver o histórico de pagamentos e cancelar. Veja a categoria Planos e assinatura. Depois de mudar algo As alterações valem para os documentos gerados a partir de agora. Uma OS impressa ontem com o logo antigo continua como estava — mas se você reimprimir, ela sai com os dados novos.

Adicionar usuários da equipe

Só o perfil administrador cria usuários. Cada pessoa da equipe deve ter o próprio acesso. Compartilhar login parece prático, mas você perde a rastreabilidade: sem isso, não dá para saber quem abriu a OS, quem deu o desconto ou quem fechou o caixa. Como criar 1. Configurações → Usuários. 2. Clique em Novo Usuário. 3. Preencha: - Nome - E-mail — precisa ser único; será o login - Celular — também precisa ser único - Perfil — administrador, técnico, atendente ou vendedor 4. Salve. O que acontece depois A pessoa recebe um e-mail com uma senha temporária, válida por 24 horas. No primeiro acesso, o sistema obriga a criar uma senha definitiva. Se as 24 horas passarem, use o botão de reenviar acesso na linha do usuário — uma nova senha temporária é enviada. Os perfis | Perfil | Perfil típico na oficina | |---|---| | Administrador | Dono ou gerente. Acesso total, inclusive relatórios e configurações | | Técnico | Mecânico. Trabalha com OS, clientes e veículos | | Atendente | Balcão e recepção. OS, clientes, vendas e estoque | | Vendedor | Foco em balcão: vendas, caixa e estoque | O detalhe do que cada um vê está em Cargos e permissões: quem pode fazer o quê. Cuidado com "administrador". Esse perfil enxerga custos, margens e o resultado financeiro do negócio, além de poder alterar a assinatura. Dê apenas a quem precisa mesmo. Limite de usuários por plano | Plano | Usuários | |---|---| | Essencial | 1 | | Profissional | até 5 | Se você tentar passar do limite, o sistema avisa e não cria o usuário. Para ter mais gente, é preciso mudar de plano. Desativar em vez de excluir Funcionário saiu? Prefira desativar o usuário. - Desativado: não consegue mais entrar, mas o histórico dele (OS abertas, caixas fechados) continua identificado. - Excluído: some da lista. Desativar libera a vaga no limite do plano do mesmo jeito, e preserva o histórico. O primeiro usuário administrador da oficina não pode ser excluído. É a garantia de que a conta nunca fica sem dono. Trocar o perfil de alguém Abra o usuário em Configurações → Usuários e mude o perfil. A mudança vale no próximo carregamento de página para essa pessoa. Erros comuns "Este e-mail já está sendo utilizado" — o e-mail já pertence a outro usuário, possivelmente de outra oficina. Use outro endereço. "Este celular já está sendo utilizado" — mesma coisa com o telefone. "Limite de usuários do plano atingido" — desative alguém que não usa mais, ou mude de plano.

Cargos e permissões: quem pode fazer o quê

Só o perfil administrador configura cargos. Configurações → Cargos. Aqui você define, módulo por módulo, o que Técnico e Atendente podem fazer. O Administrador sempre tem acesso completo e não aparece para configuração — é assim de propósito, para a oficina nunca ficar sem alguém que consiga entrar em tudo. Os níveis de acesso Para cada módulo você escolhe um nível. Eles são cumulativos: | Nível | O que permite | |---|---| | Nenhum | O módulo não aparece no menu | | Visualizar | Ver a lista e abrir registros | | Criar | Visualizar + criar novos | | Editar | Criar + alterar existentes | | Excluir | Editar + excluir | Escolher "Editar" já inclui visualizar e criar. Você não precisa marcar tudo. Permissões extras Alguns módulos têm ações especiais, marcadas separadamente: | Permissão extra | Onde | |---|---| | Enviar notificação | Ordens de serviço, agendamentos, vendas | | Exportar | Relatórios | | Abrir caixa | Vendas — abrir/fechar caixa, sangria e suprimento | | Ver relatório de caixa | Vendas | Elas são independentes do nível: alguém pode ter permissão de editar OS sem poder enviar mensagem ao cliente. Além das permissões, existe o acesso do perfil Vale entender que há duas camadas. Independentemente do que você marcar em Cargos, alguns módulos são restritos por perfil: | Módulo | Quem pode acessar | |---|---| | Clientes, Veículos, Serviços, Ordens de serviço | Administrador, técnico, atendente | | Estoque, Fornecedores | Administrador, atendente, vendedor | | Vendas e Caixas | Administrador, atendente, vendedor | | Relatórios | Somente administrador | Ou seja: técnico não acessa estoque nem vendas, e vendedor não acessa ordens de serviço — mesmo que a permissão esteja marcada. Sugestão de configuração Técnico (mecânico) - Ordens de serviço: Editar (cria e atualiza o serviço que executa) - Clientes e veículos: Visualizar - Agendamentos: Visualizar Atendente (recepção e balcão) - Clientes e veículos: Editar - Ordens de serviço: Editar + enviar notificação - Vendas: Criar + abrir caixa - Estoque: Visualizar - Agendamentos: Editar Ajuste conforme a confiança e o tamanho da sua equipe. O princípio útil é: dê o mínimo necessário para a pessoa trabalhar bem — não por desconfiança, mas para reduzir o risco de alteração acidental. Como salvar Cada aba (Técnico e Atendente) tem o próprio botão de salvar. Configure uma, salve, depois passe para a outra. "Você não tem permissão para acessar este recurso" Se alguém da equipe recebe essa mensagem: 1. Confira o perfil da pessoa em Configurações → Usuários. 2. Confira o nível daquele módulo em Configurações → Cargos. 3. Lembre das restrições por perfil da tabela acima. 4. Peça para a pessoa sair e entrar de novo depois da mudança.

Ativar as notificações por WhatsApp

Recurso do plano Profissional. Só o administrador configura. Como ativar 1. Configurações → Notificações. 2. Preencha o celular que a oficina usa para os avisos. 3. Ligue Ativar notificações automáticas. 4. Salve. O que o sistema envia | Evento | Quem recebe | |---|---| | OS aberta | Cliente | | OS aguardando aprovação | Cliente | | OS concluída | Cliente | | Confirmação de agendamento | Cliente | | Lembrete de agendamento (um dia antes) | Cliente | Ao salvar uma OS, o sistema pergunta se você quer avisar o cliente. Você decide na hora — nada é enviado sem você confirmar. Já o lembrete de agendamento é automático, quando você marca a opção de notificar no agendamento. Para funcionar, é preciso 1. Plano Profissional ativo 2. Notificações ativadas nesta tela, com o celular preenchido 3. O celular do cliente preenchido no cadastro dele, com DDD 4. Seu cargo com a permissão de enviar notificação Se qualquer um faltar, a opção de envio simplesmente não aparece. Por que isso vale a pena Três coisas mudam na prática: - Menos telefone tocando. O cliente que recebe "seu carro está pronto" não liga perguntando. - Menos falta em agendamento. O lembrete de um dia antes reduz bastante o horário vago. - Aprovação mais rápida. O cliente recebe o link, abre no celular e responde — em vez de esperar você conseguir falar com ele. Histórico de envios Cada OS guarda o registro do que foi enviado, para qual número e quando. Quando o cliente disser "não recebi nada", abra a OS e confira. Não está enviando | Sintoma | O que verificar | |---|---| | A opção nem aparece | Plano, notificações ativas e permissão do cargo | | A janela não abre ao salvar a OS | Falta o celular em Configurações → Notificações | | O cliente não recebeu | Celular do cliente, com DDD, no cadastro | | Chegou para o número errado | Confira o cadastro do cliente | Desativar Desligue a chave em Configurações → Notificações e salve. Os envios param na hora, e o histórico do que já foi enviado continua guardado.

Cabeçalho e rodapé da OS impressa

Só o perfil administrador acessa. Configurações → Mensagens (seção Ordem de serviço). Aqui você define dois textos fixos que aparecem em toda OS impressa: - Cabeçalho da impressão — logo abaixo dos dados da oficina - Rodapé da impressão — no final da folha Você escreve uma vez e vale para sempre. O que costuma ir no cabeçalho Coisas curtas, que o cliente lê primeiro: "Orçamento válido por 10 dias. Peças sujeitas a disponibilidade." "Atendimento de segunda a sexta, 8h às 18h. Sábado até as 12h." O que costuma ir no rodapé O que protege você e o cliente: "Garantia de 90 dias para serviços e peças aplicadas, conforme o Código de Defesa do Consumidor. A garantia não cobre peças fornecidas pelo cliente." "Veículos não retirados em até 30 dias após a conclusão estarão sujeitos a diária de estacionamento." "Obrigado pela preferência! Indique nossa oficina para amigos e familiares." Dicas de redação - Seja curto. Um parágrafo em cada. Texto longo ninguém lê e ainda ocupa a folha. - Escreva o que você já fala. Se você repete a mesma frase sobre garantia dez vezes por semana, ela merece estar no rodapé. - Evite juridiquês. "Garantia de 90 dias" comunica melhor que três linhas de citação de lei. - Combine com o contador ou advogado o que tiver efeito jurídico. Isso é diferente das observações da OS Não confunda: | Onde | Característica | |---|---| | Mensagens (aqui) | Fixo, sai em todas as OS | | Observações da OS | Muda a cada OS — o que foi combinado naquele serviço | | Registro interno da OS | Só a equipe vê. Nunca sai na impressão | Onde esses textos aparecem Na OS impressa, no PDF e na página que o cliente abre pelo link enviado por WhatsApp. Como testar Depois de salvar, abra qualquer OS e gere o PDF. Se o texto ficou grande demais ou mal posicionado, volte e ajuste — leva alguns segundos e o resultado você vê na hora.

Alterar meus dados, e-mail e senha

Estes são os seus dados de usuário — diferentes dos dados da oficina. Clique no seu nome, no canto superior direito, e escolha Perfil. O que dá para alterar - Imagem de perfil - Nome - E-mail (com confirmação — veja abaixo) - Celular - Senha O telefone precisa ser único entre os usuários: dois acessos não podem usar o mesmo número. Trocar a senha Na tela de Perfil, informe: 1. Senha atual 2. Nova senha (mínimo de 8 caracteres) 3. Confirmar senha E salve. A senha atual é pedida de propósito: impede que alguém troque a sua senha caso encontre o computador destravado. Se você não lembra a senha atual, saia e use Esqueci minha senha na tela de login. Trocar de e-mail O e-mail é o seu login, então a troca tem uma etapa a mais de segurança: 1. Informe o novo e-mail e salve. 2. O sistema envia um link de confirmação para o endereço novo. 3. Enquanto você não confirmar, aparece um aviso de validação pendente na tela. 4. Abra o e-mail e clique no link. 5. Pronto — a partir daí você entra com o novo endereço. Enquanto não confirmar, continue usando o e-mail antigo para entrar. A troca só vale depois da confirmação. Não recebi o e-mail de confirmação - Procure no spam / lixo eletrônico - Confira se digitou o endereço certo - Use o link de reenviar que aparece no aviso da tela Mudei de ideia Há a opção de cancelar a troca de e-mail no próprio aviso. Seu e-mail antigo continua valendo. Verificação do celular Alguns recursos pedem o celular verificado. Use a opção Verificar celular: o sistema envia um código por SMS e você digita para confirmar. Se o código não chegar, confira o número (com DDD) e peça o reenvio. Meus dados x dados da oficina Confusão comum: | Onde | O que é | |---|---| | Menu do seu nome → Perfil | Você: nome, e-mail de login, senha, celular | | Configurações → Conta → Empresa | A oficina: nome fantasia, CNPJ, endereço, logo | Mudar seu nome no Perfil não muda o nome que sai na OS impressa — esse vem dos dados da empresa.